電子契約・電子サイン

▶契約以外での電子サインの活用場面とは？

いわゆる契約書以外にも、下記のような活用場面があります。

①ビジネスのなかで、顧客から日常的に署名・押印をいただいている書類の電子化。　　例）同意書、確認書

②取引先との間で日常的に取り交わす書面　例）発注書、請書、請求書　など

③法的な社内文書　　例）株主総会議事録、取締役会議事録　

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▶電子契約、電子サインの導入が進んでいる背景とは？

電子契約、電子サインの導入が進んだ背景には下記の事情が考えられます。

①国による電子政府の推進　参考WEBSITE（総務省）https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/gyoukan/kanri/a_01.htm

②新型コロナウイルスの影響でリモートワークが推進される中、紙の書類に押印をするためだけに出社をしなければならない人が存在していたことがクローズアップされた。

③行政手続きについて、従来は押印が必要だった手続きについて相当部分が押印不要となった。また法改正により、電子契約等により作成した電子書面が行政手続きに利用できるケースが増えた。

④電子契約サービスの提供事業者が増えた。

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▶電子契約のメリットとは？

主に以下の３つのメリットがあります。

①業務の効率化・・・書面契約と比較して契約締結までのプロセスが半分程度に減ります。　削減される作業の例） 郵送処理、封入作業、製本作業、印刷　

②コスト削減・・・紙代、インク代、郵送費が削減されるのはもちろん、法律に定められている印紙を貼る必要が無くなります。

③コンプライアンス強化・・・データは電子契約サービス提供会社のサーバにも保管されるため、災害時に紙の契約書にくらべて紛失などのリスクが低減されます。

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▶そもそも電子契約とは？

電子契約とは、従来の書面を利用した契約とは異なり、PDFデータ等の電子データに電子署名（書面を暗号化する処理のことを指します。　※ＰＤＦ上に印鑑マークを張り付けることではありません）を行うことで締結する契約をいいます。　いわゆる「契約書｝に限らず、請求書・注文書・同意書・申込書・通知書などの書類や、会社が作成する取締役会議事録なども電子署名等を行うこと作成することができます。　

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