電子契約・電子サイン
アルファ・パートナーズでは、電子契約、電子サインの導入のサポートをしております。
ＤＸ化、脱ハンコ、リモートワークの推進、業務効率化、印紙代節約、コンプライアンス強化に向けて
多くの企業が電子契約を導入しています。
お気軽にご相談ください。
電子契約とは ～書面契約との比較～
電子契約とは、ＰＤＦ等の電子データに電子署名または電子サインを行うことで締結する契約形式をいいます。
ＤＸ、脱ハンコ、リモートワーク、非対面などを実現するにあたって、欠かせないものとなります。
※「〇〇契約書」という名称の契約書面に限らず、「申込書」「注文書」「確認書」「議事録」「同意書」などハンコを押す書類について同様です。
電子書籍のメリット
メリットその① 早い｜契約業務の効率化
書面契約ですと、原本を印刷して製本し、押印を行って送付するまでのプロセスが必要です。その後、相手も押印して返送することになるので、契約締結まで数週間かかることも少なくありません。
これに対し、電子契約であれば、印刷・製本・郵送といったプロセスを省略できるため、契約業務が大幅に効率化されます。クラウド上でデータやステータスを管理できますので、作業の遅延や漏れも起きにくくなります。
メリットその② コスト削減｜郵送及び保管にかかる費用を削減。印紙税も不要
契約に関連したコスト削減にもつながります。契約書の送料や保管コストを削減できるほか、電子契約は書面契約に必要であった印紙税の対象に含まれません。業務プロセスのデジタル化というとIT投資の負担が障壁となる可能性もありますが、結果的に得られるコスト削減効果に加え、効率化によって生み出された「時間」も大きなメリットです。
メリットその③ 安心｜コンプライアンス強化
コンプライアンス強化も企業にとっては重要なメリットです。契約締結までのステータスを管理できるため、締結漏れや保管漏れ、解約・更新漏れといったトラブルを予防できます。自然災害時における契約書の紛失、棄損などを防ぐことができます。
電子契約の種類
電子契約においては、本人が作成したことを証拠として示す必要があります。この「本人性」を証明する方法の違いにより、電子契約は2つの種類に分類されます。
電子サイン（立会い型）｜導入しやすいタイプ
メール認証を始めとした認証とシステムログを利用して本人であることを担保する仕組みです。契約サービスに登録し、メールアドレスさえ持っていれば利用することができ、比較的導入しやすいタイプと言えます。
書面契約の場合の「認め印」に相当するイメージです。 なお、この立会い型が、現在広く「電子契約」として浸透している形式です。
電子署名（当事者型）｜法的効力が高いタイプ
署名者本人の電子証明書を利用して本人であることを担保する仕組みです。第三者機関の電子認証局が厳格な審査を行い、電子証明書を発行してくれます。この電子証明書を活用することで、電子署名法に準拠した法的効力の高い本人認証が可能となります。書面契約の場合の「印鑑証明書」に相当するイメージです。
電子契約の導入にあたり注意すべき法律
電子署名法
電子契約においても、契約について争いが生じた場合には裁判上の証拠となることが必要となります。
民事訴訟において、文書に証拠力が認められるためには、署名者が本人の意思で作成した文書であること（文書の真正性）を立証する必要があります（民事訴訟法第２２８条第１項）。
電子署名タイプの場合、電子証明書を発行する電子認証局は、厳格な運用規程にもとづいて本人確認（印鑑証明書や身分証明書の提出）を行うことが求められているため、電子署名がなされている文書には、本人が署名したとの高度の信頼が与えられます。そのため、電子署名法は、本人の電子署名がある電子データについて、本人の意思により作成されたこと（文書の真正性）が法律上推定されるものとしています（電子署名法第3条）。
電子帳簿保存法
売上や経費に関する契約書や発注書、領収書等は国税関係書類であり、法人税法や所得税法などの税法により、原則として紙で保存することが義務付けられています。 紙保存が原則とされている国税関係書類について、一定の要件のもと電子保存を例外的に認めているのが電子帳簿保存法です。 電子契約サービスを導入する際には、電子帳簿保存法に対応したシステムかを確認することも重要になります。
その他の法律
契約方式自由の原則の下、基本的には電子契約による契約締結も認められていますが、弱者保護や紛争防止の観点から書面作成が契約の成立要件になっている場合や書面交付を義務付けられている場合があり、このような文書については電子契約が利用できないので注意が必要です。
書面による契約締結が必要な例
▼定期借地権設定契約（借地借家法第２２条）
▼定期建物賃貸借契約（借地借家法第３８条）
▼割賦販売法に定める指定商品についての月賦販売契約（割賦販売法第４条）
▼宅地建物の売買・交換・賃貸契約の成立時交付書面（宅地建物取引業法第３７条等）
▼マンション管理委託契約の成立時交付書面（マンション管理業法第７３条）
▼労働者派遣の個別契約（人材派遣法26条1項、人材派遣法施行規則21条3項）
▼相手方の同意や希望が必要な文書の一例 労働条件通知書（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項）
▼派遣労働者への就業条件を明示する書面（人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号）
▼下請会社に対する受発注書面（下請法3条2項）
（2021年１月現在）
